Laut irgendwelchen Studien bekommt jeder Schreibtischtäter 125 Mails am Tag und ersäuft darin. Zeit, sich mal grundlegende Gedanken über das Medium E-Mail zu machen. Und da fallen mir eine ganze Menge Dinge ein die einfach schlecht sind.

Zunächst mal fängt es damit an, dass heute jeder Computerblöd-Leser oder sonstige Vollpfosten in der Lage ist eine Mail zu senden. Im Firmenalltag führt das zu einer Lawine an „WG. WG: FW: Re: ganz wichtige Info“ Subjects wo allein die Anzahl der Forwards im Subject mich vermuten lässt, dass die Mail für mich so wichtig ist wie die Information zu gelegentlich im Reich der Mitte umfallenden Behältnissen für das lokale Getreide.

Dass diese Weiterleitungsorgien dann noch dazu führen, dass niemand eigentlich sein Anliegen klar formuliert und mir das Lesen von 1245 weitergeleiteten Mails im Anhang erspart ist sowieso klar. Oft dauert es eine ganze Weile, bis man versteht, wer da was haben will und warum irgendwer glaubt, man könne hier was Konstruktives dazu beitragen.

Besonders beliebt sind die Leute, die das wenige was sie zu sagen haben aufwändig ein Office-Dokumentformate schreiben und diese anhängen müssen, Mailbox-Platz kostet ja nix. Der Rekordhalter für derartigen Stumpfsinn ist immer noch der ehemalige CIO welcher vorher auch für Finanzen zuständig war und mit seiner Ernennung zum CIO gleich erkannt hat, dass man bei dem Mailbox-Speicherplatz Geld sparen kann, wenn jeder darauf achtet, nicht zu viele Mails zu speichern. Diese universale Erkenntnis musste er dann auch gleich mit Firmenbriefkopf in einer 160 KB großen Winword-Datei an alle Mitarbeiter verschicken. Streng nach dem Motto, warum soll ich als Absender mir Gedanken über die Größe machen, du als Empfänger musst das…

Viele Mailbomber machen sich auch keinerlei Gedanken über ein aussagekräftiges Subject in ihrer Mail. Da stelle ich mir dann schon die Frage, welchen tieferen Sinn die Option die gesammelten Mails nach Subject zu sortieren hat, wenn  Mails die das gleiche Thema betreffen dann doch mit den unterschiedlichsten Subjects ankommen. Da würde ich mir ganz einfach wünschen, dass ich als dummer Empfänger dieses unnütze Subject durch eines ersetzen kann welches mir das Auffinden der Mail erleichtern würde. Gerne kann das unnütze Original-Subject konserviert und in Antworten wieder benutzt werden, aber für meinen Ordner hätte ich gerne meine Ordnungsbegriffe verwendet.

Aber das geht natürlich nicht, Mails müssen ja authentisch sein und es kann nicht sein, dass irgendwer nach Zustellung diese verändert. Manche Mail-Clients bieten ja wenigstens das Konzept der Kategorien an um den Wust an Mails ein wenig zu sortieren, aber auch hier wird leider nicht global gedacht, denn natürlich lese ich meine Mails am Firmen-PC, daheim am PC und notfalls sogar auf dem Handy. Nur, die Kategorien sind nur an dem Gerät nutzbar, an dem ich auch die Kategorie vergeben habe, denn sie wird unabhängig von der Mail in einer eigenen Zuordnungstabelle geführt und diese ist den anderen Geräten natürlich nicht bekannt. Wenn ich also in der Firma eine Kategorie für eine Mail vergebe, dann sehe ich die nicht, wenn ich remote von daheim auf mein Mail-Postfach zugreife. IMAP ermöglicht mir zwar von jedem Ort der Welt auf meine Mails zuzugreifen und diese auch dort zu belassen, aber das war es auch schon. Kategorien in einem Header wie „X-Categories:“ abzulegen und damit jedem Mail-Client zugänglich zu machen, darauf ist wohl noch keiner gekommen.

Fazit: Obwohl jeder von uns jeden Tag mit Mails zugeballert wird ist das Medium schlicht ungeeignet um tatsächlich sinnvoll damit zu arbeiten. Natürlich kann man mit schlauen Mailfiltern und anderen Tricks sich ein wenig behelfen, aber wirklich nützlich ist Mail im Firmenkontext eigentlich schon lange nicht mehr.

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