Wir schreiben das Jahr 2026. Und auch nach gefühlten 40 Jahren der Computerei sind wir immer noch weit von einer Vision entfernt, die sich „das papierlose Büro“ nennt, denn man bekommt eben doch noch viel Papier zugesendet. Was tut man damit. Hier möchte ich mal kurz beschreiben, wie mein „papierloses Büro“ gerade Formen annimmt.

Scan what you can

Die Idee ist, alles was man so bekommt und was „aufhebenswert“ erscheint einzuscannen um es dann auf dem PC bzw. in der Cloud zu speichern. Bei mir im Home-Office stehen 2 Scanner rum. Einmal der Scanner meines Officejet Multifunktionsdruckers der sowohl als Flachbett als auch als Einzugsscanner (doppelseitig) arbeiten kann. Letzeres allerdings nicht besonders schnell.

Vor einigen Jahren habe ich mir darum auch noch einen dedizierten Einzugscanner von Epson gekauft, es wurde das Modell DS-410 das per USB am PC hängt und in einem Duchgang jede Seite von vorne und hinten scannt. Das geht dann relativ flott und auch ein dickerer Papierstapel ist relativ schnell eingescannt.

Ablage wo?

Mit eingescannten Dateien haben wir jetzt natürlich das Problem, dass die irgendwo im Dateisystem liegen, also z.B. in einer Ordnerstruktur „$Person/$Jahr/Document.pdf“. Das ist leider nur eindimensional und nicht besonders komfortabel, aber besser als nix.

Paperless-NGX als Retter

Darum habe ich in den letzten Monaten ein wenig mit Paperless-NGX rum experimentiert. Eine sehr ausführliche Anleitung dazu gibt es hier und ich habe das weitgehend umgesetzt, da hier ja eh noch ein Raspberry Pi 4 mit einer 2 TB-Platte an der Wand hängt.

Und mittlerweile muss ich sagen, dass diese Lösung tatsächlich das ist was ich mir vorgestellt habe. Bedient wird das Ding über den Webbrowser und das Dokumentenfenster sieht dann so aus.

Bei Paperless-NGX habe ich eine Menge an Dimensionen. Jedes gescannte Dokument kann wie folgt klassifiziert werden:

• Tags (ein Tag oder mehrere)
• Korrespondent (wer hat das geschickt)
• Dokumenttyp (also z.b. Rechnung, Mitteilung, Bescheid)
• Speicherpfad (ist es was für Familie oder her was zum Thema Immobilien?)
• Datum

Wenn ich also z.b. den Schrieb der Krankenkasse an mich suche, dann könnte ich als Filterkriterium als „Korrsepondent“ meine Krankenkasse wählen und als „Tag“ mich und damit kann ich die Auswahl schon so weit einschränken, das sich das Dokument schnell finden kann.

Da Paperless-NGX für alle gescannten PDFs auch eine OCR-Texterkennung macht könne ich sogar nach einem Text im Dokument suchen.

Die Ablage in Paperless-NGX ist zudem sehr einfach, entweder zieht man die abzulegenden Dokumente per Drag&Drop auf die Startseite der Anwendung oder man speichert die Dokumente im „consume“-Verzeichnis von Paperless-NGX ab, das triggert dann die Verarbeitung. So ist mein OfficeJet Scanner per SMB an dieses „consume“-Verzeichnis angebunden, d.h. ich kann „Scan to Network“ wählen und der Officejet-Scanner legt die Dokumente dort ab, Paperless-NGX nimmt sie in Empfang und verarbeitet sie.

Paperless-NGX lernt dabei und so werden bei mir mittlerweile die meisten Dokumente richtig zugeordnet was Speicherort, Korrespondent und Tags betrifft. Manuelle Nacharbeit wird so minimiert.

Momentan bin ich dabei meine „eindimensionalen“ Archive die zum Teil 10 Jahre zurück reichen in Paperless-NGX einzupflegen. Das geht gemütlich nebenbei wenn ich mal Zeit dafür habe. Und neue Post wird tagesaktuell in Paperless-NGX abgelegt.

Alles in allem bietet Paperless-NGX genau das, was ich mir unter einem guten Dokument-Management-System vorstelle.